Персонифицированный учет

Персонифицированный учет – это, индивидуальный учет сведений о каждом лице (работнике, сотруднике), который застрахован в системе обязательного пенсионного страхования.

учет сотрудниковВедение персонифицированного учета является обязанностью каждого работодателя. Отчетность по персонифицированному учету сдают в том числе и те компании, которые не ведут деятельности, в этом случае отчетность будет нулевая, но сдавать ее обязаны все компании.

Основные нормативно-правовые акты, регулирующие ведение персонифицированного учета:

  • Федеральный закон 27-ФЗ от 01.04.96 с дополнениями;
  • Постановления Правительства РФ;
  • Приказы и инструкции Минздравсоцразвития РФ;
  • Локальные акты обслуживаемой компании.

Персонифицированный учет ведется по всем застрахованным сотрудникам, с которыми компания или индивидуальный предприниматель заключили трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера.

Застрахованными работниками по закону считаются сотрудники, работающие по трудовому договору или договору гражданско-правового характера, а так же иностранные граждане, постоянно проживающие на территории Российской Федерации и имеющие регистрацию по месту жительства. Данные по всем этим сотрудникам должны направляться в ИФНС и ПФР.

После окончания отчетного периода в ИФНС и ПФР нужно сдать декларации, включающие в себя индивидуальные данные о сотрудниках, начислениях по оплате труда, стаже. Основная отчетность, которую нужно сдавать в налоговую инспекцию и пенсионный фонд по персонифицированному учету это РСВ, СЗВ, СВЗ-стаж.

Кроме этого, существует еще множество форм отчетности и справок, которые при необходимости нужно представлять в ИФНС и ПФР. Несвоевременная сдача отчетности, нарушение правил заполнения отчетов ведет к начислению пени и штрафов. Необходимо контролировать также и своевременное ежемесячное перечисление страховых взносов.

Страховые взносы исчисляются с начислений оплаты сотрудникам по трудовым и гражданского-правовым договорам. Каждый застрахованный сотрудник имеет личный пенсионный номер (СНИЛС), который отражен в его карточке пенсионного страхования. Если сотрудник, с которым заключается договор, не имеет СНИЛС, нужно обратиться в пенсионный фонд за оформлением.

организация бухучетаПерсонифицированный учет довольно сложен, нужно правильно организовать кадровый учет, вести начисления оплаты труда и всех вознаграждений, вести учет стажа, правильно оформлять локальные кадровые акты, вести лицевые счета сотрудников и своевременно отражать изменения, проводить сверки с ПФР и ИФНС по взносам, контролировать учетные данные, чтобы не было расхождений в начислениях, стаже, начисленных страховых взносах.

Нужно учитывать отпуска, больничные листы, льготное пенсионное обеспечение, особые условия труда, отпуска без сохранения оплаты, особые периоды стажа. Необходимо отдельно подавать сведения по сотрудникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком, по сотрудникам, выходящим на пенсию.

Персонифицированный учет включает в себя:

  • Регистрация в ПФР сотрудника. Если новый сотрудник компании не получал пенсионного свидетельства СНИЛС, мы оформим заявление на получение и представим в ПФР все необходимые документы;
  • Предоставление индивидуальных данных;
  • Ведение кадрового учета, учета начислений оплаты труда, ведение персонифицированного учета;
  • Ежемесячная и ежеквартальная сдача отчетности по персонифицированному учету. Взаимодействие с ПФР и ИФНС, проведение сверок. Ответы на письма и запросы от контролирующих организаций;
  • Внесение всех необходимых изменений и представление в ПФР и ИФНС данных;
  • Предоставление Заказчику всех необходимых сведений, отчетности, подготовка справок и других документов по персонифицированному учету.

От правильного ведения персонифицированного учета также зависит начисления будущих пенсий сотрудников. Это ответственный и сложный участок учета, который лучше доверить профессиональным бухгалтерам.


Наша компания на условиях аутсорсингового бухгалтерского обслуживания полностью обеспечивает персонифицированный учет и сдачу отчетности. Мы ведем личные лицевые счета сотрудников, представляем сведения в ИФНС и ПФР, формируем необходимые справки, взаимодействуем с пенсионным фондом по всем вопросам персонифицированного учета. Ежемесячно и ежеквартально мы представим в ИФНС и ПФР всю необходимую отчетность и проведем сверки платежей.